Si tienes una empresa en Estados Unidos o simplemente trabajas en una de ellas, seguramente querrás saber Qué es Payroll. Recuerda que hoy en día las cosas han cambiado y especialmente al momento de pagar salarios e impuestos hay herramientas como esta que ayudan mucho.
En este artículo te estaremos informando todo lo relacionado a Payroll, para que así puedas conocer un poco mejor este sistema. Conocerás el funcionamiento de este sistema y otras cosas más que son de importancia para las personas.
TABLA DE CONTENIDO
¿Qué Es Payroll?
En español Payroll significa Nómina. En los Estados Unidos esto tiene un doble sentido, puede usarse para pagar la nómina y también pagar impuestos como: El impuesto al salario y también los impuestos federales.
La definición adecuada para Payroll en simples palabras sin dejar ninguna idea por fuera, sería el proceso por el que una empresa de cualquier tamaño procede a pagar el salario de cualquiera de las personas que laboren en ella.
Este es un proceso en el que se incluye la emisión y posteriormente la entrega del salario en cheques que se giran a nombre de los trabajadores, o también la programación de las transferencias de dinero para que este llegue directo a la cuenta de los destinatarios.
De acuerdo a la complejidad que implica pagar el salario, a través del proceso de Payroll se incluye la elaboración de los registros de pago, emisiones de boletas y también el pago de impuestos a nombre de cada uno de los empleados.
Como puedes ver, cuando una empresa está hablando de Payroll se puede referir a toda la fuerza laboral, mejor dicho, al costo que suponga esta. Si existe una compañía se encuentra haciendo Payroll significa que se dedica a procesar las siguientes cosas:
- Cheques de pago.
- Ordenar depósitos directos para todos sus empleados.
- Hacer el cálculo de los impuestos.
Si te fijas bien, este es un importante campo que cubre Payroll, no todas las empresas tienen la capacidad de llevar este tipo de controles, pero si contratas este servicio podrás olvidarte totalmente de los pagos de nómina y enfocarte en otras cosas.
Si eres un empleado, puedes tener la seguridad de que todos los cálculos correspondientes a los pagos de tu salario estarán bien calculados y todo irá de la mano porque te estarán cancelando lo justo y todos los cálculos son a manos de una empresa bastante seria.
¿Cómo Funciona El Payroll?
El funcionamiento de Payroll técnicamente inicia al momento en el que un empleado ha completado correctamente el Formulario W-4, es allí cuando la empresa empieza a tener conocimiento de los detalles tributarios de cada uno de los empleados registrados.
Durante el año, esta información tendrá como función reunir todo lo que se relaciona con los impuestos que la empresa que lo ha contratado le va a retener al empleado. Cuando el trabajador ha consignado este formulario empieza un proceso.
Este proceso va en que la empresa le va a pagar el salario regularmente, esto puede ser semanal, mensual o quincenal. De acuerdo a las condiciones de su contratación por supuesto y algunos empleados pueden recibir parte del salario en un momento diferente al pago tradicional.
Esto sucede de una forma parecida a los bonos de productividad que son trimestrales o también con el pago de comisiones a cierre de cada mes. En cuanto la dirección de Recursos Humanos calcule el salario del empleado se le harán las retenciones automáticamente.
No habrá necesidad de que el trabajador haga una autorización, estos impuestos de nómina que se conocen como impuestos FICA son aquellos que la empresa estará utilizando para pagar todo lo relacionado con Medicare y también toda la seguridad social.
Pero es bueno saber que, los impuestos FICA no serán los únicos que se van a calcular en este momento. Existen empresas que tomarán también en cuenta el impuesto sobre la renta tanto federal como estatal.
Tal y como se ha expuesto ya, hacer Payroll incluye todas las tareas descritas, esto significa que, se puede calcular el salario bruto por año, retener los impuestos FICA, hacer las deducciones de las cantidades que corresponden al cheque de nómina para impuestos sobre la renta o jubilaciones.
También se puede usar esto para las horas extra o en el caso del tiempo libre que un trabajador se haya tomado (Sea remunerado o no) se va a calcular en esta oportunidad.
El Payroll y el registro de nómina
Hacer la nómina significa entre otras cosas, mantener el registro de cada operación, llevar el registro, ordenarlo y también mantenerlo actualizado durante cada operación. Las empresas deberán contar con un expediente aparte para cada empleado.
Cada uno de estos expedientes tendrá un soporte correspondiente a cada pago y a cada una de las deducciones. Esta información será la que va a ayudar a la empresa a que rellene todos los formularios legales que sean necesarios.
También se podrá elaborar la forma W-2 la cual se envía a los trabajadores para que estos puedan realizar las declaraciones de impuestos.
El tiempo que el mismo debe estar dentro de esta empresa, es el tiempo correspondiente a lo que dure toda la relación laboral entre la empresa y el empleado.
¿Los Empleadores Hacen Payroll Por Su Cuenta?
No necesariamente, ya que el cálculo del salario bruto o el registro de nómina, así como llevar la lista de las horas extras o hacer las deducciones necesarias puede resultar algo un poco más complejo de lo normal para muchos.
Especialmente para esas empresas medianas o pequeñas. Por esto es que los empleadores contratan un servicio de tipo externo para que procese la nómina, o por lo menos un contador que trabaje fijamente para la compañía y haga esto.
Si no trabaja fijamente para la compañía, que por lo menos trabaje para la compañía en un departamento autorizado. ¿Esto que significa? Que esta persona se encarga del papeleo y el trabajador con la empresa llegan a un acuerdo.
Generalmente el trabajador y la empresa acuerdan la remuneración por año justamente al momento de la entrevista de trabajo. El salario podría ser de tipo fijo, o como lo hacen algunas empresas sería por hora.
Esto no significa que tenga una complicación a nivel de que no puedas hacerlo, muchos empleados tienen el conocimiento necesario para hacer su Payroll por su cuenta y así tienen una idea mucho más clara de lo que trata todo esto.
Video
En el video que vamos a mostrarte a continuación estarás aprendiendo un poco más sobre lo que es Payroll, así tendrás una idea mucho más clara y sin duda podrás aprender más de este sistema:
Preguntas Frecuentes
En este punto, te estaremos informando respecto a las preguntas frecuentes que surgen en relación a este tema. Para que así puedas aprender un poco más y aclarar alguna duda relacionada con este tema:
¿Es Payroll una opción viable?
Por el momento si lo es, tanto para los pagos de nómina como para la gestión de los impuestos. Es una plataforma que tiene mucho tiempo funcionando y de verdad se ha podido probar que la misma ha tenido un funcionamiento excelente y ha facilitado las cosas.
Todas las empresas que trabajan con Payroll, sean micro empresas, o empresas grandes tienen la posibilidad de contar con estos servicios para facilitar las cosas al momento de hacer pagos y deducciones, así que puedes contar con Payroll sin ningún problema.
¿Los servicios que ofrece Payroll son rentables a nivel económico?
Todo depende del tamaño de la empresa que vaya a contratar este servicio. Si observas el monto que podría cobrar Payroll para una empresa de gran tamaño tal vez podría causarte impresión si tienes una empresa pequeña.